해야 할 일이 많을수록 긴 할 일 목록부터 만드는 것보다 큰 업무를 실제로 실행할 수 있는 단위로 나누는 기준을 먼저 정하는 것이 좋습니다.
업무의 완료된 모습을 정한 뒤 결과물, 작업 단계, 바로 실행할 행동 순서로 나누고 각각에 완료 조건과 마감일을 붙이면 무엇부터 시작해야 하는지가 훨씬 분명해집니다.
핵심요약
- 큰 업무는 먼저 최종 결과물이 무엇인지 정한 뒤 단계별로 나눕니다.
- 작은 할 일은 ‘보고서 준비’보다 ‘매출 자료 내려받기’처럼 바로 행동할 수 있는 표현으로 적습니다.
- 각 할 일에는 완료 조건과 중간 마감일을 함께 설정하면 진행 상태를 확인하기 쉽습니다.
목차
업무를 쪼개기 전에 완료된 상태부터 정하기
해야 할 일이 많다고 느껴질 때는 할 일을 더 많이 적는 것보다 이 업무가 끝난 상태가 무엇인지 먼저 정하는 것이 좋습니다.
예를 들어 ‘신제품 자료 준비’라는 업무가 있다면 ‘제품 소개 자료 PDF를 완성해 담당자에게 전달한다’처럼 완료된 모습을 먼저 구체적으로 정합니다.
- 마지막에 만들어져 있어야 하는 것은 무엇인가?
- 누구에게 전달하거나 확인받아야 하는가?
- 어느 상태가 되면 완료라고 볼 수 있는가?
완료된 모습이 분명해지면 그 결과를 만들기 위해 필요한 단계를 거꾸로 찾기가 쉬워집니다. 전문적인 프로젝트 관리 방식을 그대로 사용할 필요는 없고, 큰 결과를 작은 결과로 나눈다고 생각하면 충분합니다.
큰 업무를 결과물 기준으로 먼저 나누기
큰 업무를 처음부터 아주 작은 행동으로 나누기보다 먼저 3~5개 정도의 큰 단계로 구분하면 전체 흐름을 이해하기 쉽습니다.
예를 들어 ‘월간 보고서 완성’이라면 자료 모으기, 데이터 정리하기, 초안 작성하기, 검토하기, 최종본 제출하기처럼 나눌 수 있습니다.
| 큰 업무 | 첫 번째 구분 | 다음 단계 |
|---|---|---|
| 보고서 작성 | 자료·초안·검토 | 작은 할 일로 분리 |
| 행사 준비 | 장소·참석자·자료 | 담당 작업으로 분리 |
| 블로그 글 발행 | 자료·본문·이미지 | 제작 단계로 분리 |
큰 업무의 윤곽부터 잡아두면 새로운 할 일이 추가되더라도 어느 단계에 포함되는지 판단하기 쉬워집니다.
막연한 업무를 바로 실행할 수 있는 할 일로 바꾸기
다음 단계는 큰 덩어리를 실제 행동으로 바꾸는 것입니다. ‘보고서 준비’처럼 범위가 넓은 표현보다는 다음처럼 적는 편이 좋습니다.
- 지난달 매출 자료 내려받기
- 부서별 실적 수치 입력하기
- 전월 대비 증감률 확인하기
- 보고서 첫 페이지 요약 작성하기
- 담당자에게 초안 검토 요청하기
작은 할 일은 가능하면 동사로 시작합니다. 목록을 열었을 때 다시 계획부터 세울 필요 없이 바로 행동할 수 있다면 충분히 구체적으로 나뉜 것입니다.
작은 할 일은 어느 정도 크기로 나누는 게 좋을까?
업무를 쪼갠다고 해서 모든 행동을 하나씩 기록할 필요는 없습니다. ‘컴퓨터 켜기’, ‘파일 열기’처럼 연속해서 처리할 행동까지 모두 나누면 목록만 길어질 수 있습니다.
반대로 ‘홈페이지 만들기’처럼 한 번에 끝내기 어려운 업무는 한 단계 더 나누는 것이 좋습니다.
| 상태 | 예시 | 정리 방법 |
|---|---|---|
| 범위가 큼 | 홈페이지 만들기 | 단계별로 나누기 |
| 적당함 | 메인 문구 초안 작성 | 그대로 실행 |
| 매우 세밀함 | 문서 파일 열기 | 상위 작업과 묶기 |
할 일 이름을 봤을 때 바로 시작할 수 있고 완료 여부도 판단할 수 있다면 실무적으로 사용하기 좋은 크기라고 볼 수 있습니다.
각 할 일에 완료 조건을 붙이기
업무를 작은 단위로 나눴다면 각 항목에 어디까지 하면 끝인지를 함께 정합니다.
예를 들어 ‘자료 조사하기’보다 ‘경쟁사 3곳의 가격 페이지 확인하기’, ‘이미지 준비하기’보다 ‘대표 이미지 1장과 본문 이미지 2장 준비하기’처럼 적으면 완료 상태가 분명해집니다.
- 공식 자료 3개 확인 완료
- 보고서 초안 작성 완료
- 수정 요청 사항 모두 반영
- 최종 파일 담당자에게 전달
꼭 숫자를 넣을 필요는 없습니다. 본인이 해당 항목을 보고 완료 여부를 바로 판단할 수 있는 조건이면 충분합니다.
최종 마감일에서 거꾸로 중간 마감일 정하기
여러 단계로 이어지는 업무라면 모든 작업에 같은 최종 마감일을 넣기보다 최종 날짜에서 거꾸로 중간 마감일을 정하는 방식이 편합니다.
금요일 오후까지 보고서를 제출한다면 목요일에는 초안 검토, 수요일에는 본문 작성 완료, 화요일에는 자료 정리를 마치는 식입니다.
중간 마감일은 일정을 복잡하게 만드는 장치가 아니라 현재 진행 속도가 적절한지 확인하기 위한 기준점으로 사용하면 됩니다.
하루 안에 끝나는 단순한 업무라면 최종 마감일만 있어도 충분하고, 여러 날 이어지는 업무부터 중간 날짜를 설정하는 것이 부담이 적습니다.
해야 할 순서를 정하고 오늘 할 일만 꺼내기
작은 할 일이 많아졌다면 전체 목록을 계속 바라보기보다 오늘 실제로 처리할 항목만 따로 골라두는 것이 좋습니다.
- 오늘 마감되는 업무를 확인합니다.
- 다음 작업을 위해 먼저 끝내야 할 업무를 찾습니다.
- 다른 사람에게 먼저 요청해야 하는 일이 있는지 확인합니다.
- 오늘 사용할 수 있는 시간에 맞춰 할 일을 선택합니다.
전체 프로젝트 목록과 오늘 할 일 목록을 분리하면 장기적인 업무는 잊지 않으면서도 당장 해야 할 행동에 집중하기 쉬워집니다.
실제 업무를 작은 할 일로 나누는 예시
업무 종류가 달라도 큰 업무를 작은 행동으로 바꾸는 방식은 비슷합니다.
블로그 글 한 편 발행하기
- 주제와 검색 의도 정하기
- 참고 자료 확인하기
- 목차 만들기
- 본문 초안 작성하기
- 표와 이미지 위치 확인하기
- 대표 이미지 만들기
- 제목과 메타 설명 확인하기
- 모바일 화면에서 최종 확인하기
- 발행하기
회의 준비하기
- 회의 목적 정리하기
- 참석자 확인하기
- 필요한 자료 요청하기
- 안건 순서 정하기
- 회의 자료 작성하기
- 참석자에게 자료 전달하기
공통점은 큰 업무 이름을 그대로 두지 않고 실제 진행 순서가 보이는 행동 목록으로 바꾼다는 것입니다.
너무 잘게 나눴다면 다시 묶어 정리하기
업무를 나누다 할 일 목록이 너무 길어졌다면 비슷한 작업을 다시 묶어주면 됩니다.
예를 들어 ‘문서 열기 → 표 제목 수정하기 → 파일 저장하기’가 모두 같은 자리에서 연속해서 처리할 작업이라면 ‘표 수정 후 파일 저장하기’처럼 하나의 할 일로 관리해도 충분합니다.
반대로 담당자나 날짜가 달라지거나 다른 작업이 끝나야 시작할 수 있는 단계라면 별도의 할 일로 유지하는 편이 좋습니다.
결국 중요한 기준은 이 항목을 따로 관리할 이유가 있는가입니다. 필요에 따라 나누고 다시 묶으면서 자신에게 맞는 작업 크기를 찾아가면 됩니다.
FAQ
업무는 몇 단계까지 쪼개는 것이 좋나요?
정해진 단계 수는 없습니다. 할 일 이름을 봤을 때 바로 시작할 수 있고 완료 여부도 판단할 수 있는 정도라면 충분합니다.
작은 할 일마다 모두 마감일을 설정해야 하나요?
모든 항목에 날짜를 설정할 필요는 없습니다. 여러 날 이어지는 업무나 다른 사람의 확인이 필요한 단계에 중간 마감일을 설정하면 관리하기 편합니다.
완료 조건은 어떻게 적는 것이 좋나요?
‘자료 조사 완료’보다 ‘공식 자료 3개 확인’, ‘초안 작성 완료’, ‘담당자에게 파일 전달’처럼 끝난 상태를 바로 판단할 수 있게 적습니다.
할 일을 너무 많이 나누면 관리하기 복잡하지 않나요?
따로 관리할 이유가 없는 연속 작업은 다시 하나로 묶으면 됩니다. 담당자, 날짜, 대기 단계나 완료 조건이 달라지는 작업을 중심으로 나누는 방식이 편합니다.
계획 중 새로운 업무가 생기면 어떻게 하나요?
전체 계획을 처음부터 다시 만들 필요는 없습니다. 새 업무가 기존 단계 중 어디에 들어가는지 확인하고 필요한 부분의 순서나 마감일만 조정하면 됩니다.
마치며
해야 할 일이 많을 때는 모든 일을 머릿속에서 한꺼번에 정리하려 하기보다 큰 업무 하나를 골라 완료된 상태 → 큰 단계 → 작은 할 일 → 완료 조건 → 마감일 순서로 내려가 보는 것이 좋습니다.
개인적으로 이런 작업을 정리할 때는 ‘자료 정리’, ‘문서 작성’처럼 크게 적혀 있는 항목보다 목록을 보는 순간 바로 손을 댈 수 있을 정도로 바꿔놓은 할 일이 훨씬 편했습니다. 한 번에 일을 끝내야 한다는 느낌보다 지금 처리할 한 단계만 보면 되기 때문입니다.
처음부터 모든 업무를 완벽하게 나눌 필요는 없습니다. 첫 번째 행동이 보이도록 정리한 뒤 진행하면서 필요한 작업을 추가하면 됩니다. 작은 할 일이 하나씩 완료될 때마다 다음 단계가 자연스럽게 보이는 구조를 만드는 것이 가장 실용적인 방법입니다.
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