노션 업무관리 상태값 만드는 방법 (대기·진행 중·완료·보류 구분 기준)

노션으로 업무관리를 시작한 뒤 가장 먼저 고민하게 되는 부분 중 하나가 ‘상태값을 몇 개 만들어야 하는가’입니다.

처음에는 ‘할 일·진행 중·완료’ 정도면 충분해 보이지만 실제 업무를 입력하다 보면 외부 회신을 기다리는 업무, 잠시 중단한 업무, 검토가 필요한 업무가 생깁니다. 그러다 보면 대기·검토 중·승인 대기·보류·중단·진행 중·수정 중처럼 상태가 계속 늘어날 수 있습니다.

상태가 많다고 업무를 더 정확하게 관리할 수 있는 것은 아닙니다. 오히려 대기와 보류의 차이가 무엇인지, 진행 중과 작업 중은 어떻게 다른지 팀원마다 다르게 이해하면 현재 상황을 파악하기 어려워집니다.

따라서 상태값은 많이 만드는 것보다 업무가 지금 어디에 있으며 다음에 무엇을 해야 하는지를 구분할 만큼만 만드는 것이 중요합니다.

노션 데이터베이스 자체가 처음이라면 노션으로 업무관리 시작하는 방법에서 업무명·상태·담당자·마감일·우선순위 속성을 먼저 구성한 뒤 상태값을 세부적으로 정리하면 이해하기 쉽습니다.

2026년 10월 6일 Notion 공식 도움말을 확인한 기준입니다. 메뉴 위치와 화면 구성은 업데이트에 따라 달라질 수 있으며, 본문의 상태 개수와 대기·보류 구분은 실제 업무 흐름을 단순하게 관리하기 위한 실무형 구성입니다.

핵심요약

상태값은 업무의 현재 위치와 다음 행동을 구분하는 용도로 사용합니다.
큰 흐름은 할 일·진행 중·완료로 두고 필요한 세부 상태만 추가합니다.
진행 중은 실제 작업이 진행되고 있는 업무에 사용합니다.
대기는 외부 답변·승인·선행 업무처럼 조건을 기다리는 업무에 사용합니다.
보류는 당장 진행하지 않기로 결정해 다시 시작할 판단이 필요한 업무로 구분합니다.
처음에는 4~6개 정도로 시작하고 실제로 차이가 없는 상태는 합칩니다.
긴급·높음·낮음은 상태가 아니라 우선순위 속성으로 분리하는 편이 좋습니다.

노션 상태값은 업무의 현재 위치를 보여주는 기준으로 만들기

상태는 업무 설명이 아니라 업무가 현재 어느 단계에 있는지를 보여주는 값입니다.

예를 들어 ‘거래처 견적 확인’이라는 업무는 상황에 따라 할 일 → 진행 중 → 대기 → 진행 중 → 완료 순서로 바뀔 수 있습니다.

상태를 만들 때는 ‘이 상태를 보면 지금 무엇을 해야 하는지 알 수 있는가’를 확인합니다. 상태마다 다음 행동이 다르다면 나눌 의미가 있고 다음 행동이 같다면 하나로 합칠 수 있는지 검토합니다.

먼저 할 일·진행 중·완료의 큰 흐름 정하기

할 일: 아직 시작하지 않은 업무
진행 중: 실제 작업이 시작돼 현재 진행 중인 업무
완료: 정해진 완료 조건을 충족한 업무

이 세 가지를 큰 업무 흐름으로 두고 필요한 경우 대기·보류·검토 중 같은 세부 상태를 추가합니다.

예를 들어 할 일·진행 중·대기·보류·완료 정도로 구성하면 일반적인 사무 업무를 비교적 단순하게 관리할 수 있습니다.

진행 중은 실제로 작업하고 있는 업무에 사용하기

진행 중은 담당자가 현재 작업을 진행하고 있고 별도의 외부 조건 없이 다음 행동을 계속할 수 있는 업무로 정의하면 이해하기 쉽습니다.

보고서 초안 작성 중
이미지 수정 중
데이터 확인 중
견적서 작성 중

업무를 한 번 열어봤다는 이유만으로 진행 중으로 바꾸기보다 실제 작업이 시작된 시점에 사용하는 것이 좋습니다.

대기는 외부 조건을 기다리는 업무로 구분하기

대기는 다음 단계로 진행하기 위해 외부 답변이나 다른 조건이 해결되기를 기다리는 상태로 사용할 수 있습니다.

거래처 답변 대기
팀장 승인 대기
자료 전달 대기
선행 업무 완료 대기
고객 확인 대기

대기 업무의 특징은 기다리는 조건이 해결되면 다시 진행 중으로 돌아간다는 점입니다. 무엇을 기다리는지 업무 페이지나 별도 메모에 함께 기록하면 다음 행동을 파악하기 쉽습니다.

보류는 다시 시작할 결정이 필요한 업무로 구분하기

보류는 현재 진행하지 않기로 결정했고 다시 시작하려면 별도의 판단이나 결정이 필요한 업무로 구분할 수 있습니다.

예산 문제로 프로젝트 중단
우선순위 변경으로 다음 달 재검토
필요성 재검토 전까지 중단
정책 변경 여부 확인 후 재개 결정

보류 업무는 실제 진행 업무와 분리해서 보고 필요하다면 재검토 날짜를 별도로 두면 오랫동안 방치되는 것을 줄이기 쉽습니다.

완료는 완료 조건을 충족했을 때만 사용하기

완료는 단순히 담당자의 작업이 끝났다는 뜻인지 전체 업무 과정이 끝났다는 뜻인지 기준을 정해야 합니다.

보고서 업무가 초안 작성·검토·수정·최종 제출로 나뉜다면 각 작업을 별도 업무로 나누거나 검토 중과 같은 단계를 추가할 수 있습니다.

완료 여부가 헷갈릴 때는 ‘이 업무에서 더 이상 해야 할 행동이 없는가?’를 기준으로 판단하면 단순합니다.

대기와 보류를 헷갈리지 않는 기준 정하기

상태	의미	다음 조건
진행 중	현재 작업 중	작업 계속
대기	외부 조건 기다림	답변·승인 등 해결
보류	의도적으로 중단	재개 여부 결정
완료	업무 종료	추가 행동 없음

대기는 조건이 충족되면 다시 진행하고, 보류는 다시 진행할지 판단부터 필요하다고 구분하면 이해하기 쉽습니다.

상태값은 4~6개 정도부터 시작하기

상태 개수에 정해진 공식 기준은 없습니다. 처음에는 실제 업무 흐름을 표현할 수 있는 최소한의 값으로 시작합니다.

할 일
진행 중
대기
보류
완료

검토 과정이 실제로 자주 발생한다면 검토 중을 추가할 수 있습니다. 반대로 거의 사용하지 않는 단계라면 별도 상태로 만들 필요가 없습니다.

비슷한 상태값은 하나로 합치기

진행 중·작업 중·처리 중처럼 다음 행동이 같은 상태가 여러 개라면 하나로 합치는 것이 좋습니다.

대기·회신 대기·승인 대기·자료 대기 역시 각각 별도로 집계할 이유가 없다면 대기로 합치고 무엇을 기다리는지는 업무 설명이나 다른 속성에서 기록할 수 있습니다.

상태 이름이 다른지가 아니라 실제 처리 방식이 달라지는지를 기준으로 나눕니다.

우선순위·담당자·업무종류를 상태에 섞지 않기

정보	속성
진행 단계	상태
처리 중요도	우선순위
책임자	담당자
업무 성격	업무구분

‘긴급 진행 중’, ‘김민지 작업 중’처럼 여러 정보를 하나의 상태로 합치기보다 속성을 분리하면 진행상태와 우선순위·담당자를 조합해 필터하기 쉽습니다.

상태별로 다음 행동을 하나씩 정하기

할 일: 담당자가 업무를 시작합니다.
진행 중: 현재 작업을 계속합니다.
대기: 기다리는 조건을 확인하고 해결되면 다시 진행합니다.
보류: 정해진 시점에 다시 진행할지 판단합니다.
완료: 추가 작업 없이 기록으로 남깁니다.

검토 중을 추가한다면 ‘검토자가 승인 또는 수정 요청을 결정한다’처럼 다음 행동까지 정합니다. 두 상태의 다음 행동이 같다면 하나로 합칠 수 있는지 확인합니다.

보드 보기에서 상태별 업무 확인하기

상태값을 정한 뒤 보드 보기를 추가하면 업무를 상태별 그룹으로 나누어 볼 수 있습니다.

할 일·진행 중·대기·보류·완료를 하나의 흐름으로 보면 특정 상태에 업무가 몰려 있는지도 확인하기 쉽습니다.

대기 업무가 계속 쌓인다면 승인이나 외부 회신 과정이 병목인지 확인할 수 있고, 진행 중 업무가 지나치게 많다면 동시에 시작한 업무가 너무 많은지 살펴볼 수 있습니다.

필터로 진행 업무와 멈춘 업무 나누어 보기

현재 작업 → 상태가 진행 중
외부 확인 필요 → 상태가 대기
다시 검토할 업무 → 상태가 보류
현재 업무 전체 → 완료를 제외

같은 데이터베이스에 상태별 필터 보기를 만들어두면 데이터베이스를 여러 개 복사하지 않고도 목적에 맞는 업무만 확인할 수 있습니다.

실제 업무 흐름에 맞게 상태값 수정하기

처음 정한 상태값을 계속 유지할 필요는 없습니다. 몇 주간 실제로 사용한 뒤 사용하지 않는 상태와 사람들이 자주 헷갈리는 상태를 확인합니다.

한 번도 사용하지 않은 상태가 있는지 확인합니다.
두 상태의 의미를 팀원들이 계속 헷갈리는지 봅니다.
모든 업무가 진행 중에만 오래 머무는지 확인합니다.
대기와 보류가 실제로 구분되어 사용되는지 봅니다.
완료 기준이 사람마다 다른지 확인합니다.
새로운 검토 단계가 반복해서 발생하는지 확인합니다.

사용하지 않는 상태는 줄이고 실제 업무에서 반복되는 단계만 추가하면 상태값이 업무 흐름과 함께 단순하게 유지됩니다.

FAQ

노션 업무관리 상태는 몇 개가 적당한가요?

정해진 공식 개수는 없습니다. 처음에는 할 일·진행 중·대기·보류·완료처럼 4~6개 정도로 시작하고 실제 업무에서 구분할 필요가 생길 때만 추가하는 방식이 관리하기 쉽습니다.

대기와 보류 상태는 어떻게 구분하면 되나요?

대기는 답변·승인·자료처럼 조건이 해결되면 다시 진행할 업무, 보류는 현재 진행하지 않기로 결정해 다시 시작할 판단이 필요한 업무로 구분하면 이해하기 쉽습니다.

검토 중 상태도 추가하는 것이 좋은가요?

검토 단계가 반복되고 검토자가 승인 또는 수정 여부를 결정한다면 추가할 가치가 있습니다. 드물게 발생한다면 별도 상태 없이 다른 방법으로 기록할 수도 있습니다.

긴급이나 중요도를 상태값으로 만들어도 되나요?

진행 단계와 다른 개념이므로 우선순위 속성으로 분리하는 편이 좋습니다. 그러면 진행 중이면서 우선순위가 높은 업무처럼 여러 조건을 함께 사용할 수 있습니다.

완료된 업무는 데이터베이스에서 삭제해야 하나요?

반드시 삭제할 필요는 없습니다. 완료 상태로 기록하고 현재 업무 보기에서 완료를 제외하도록 필터하면 과거 기록을 유지할 수 있습니다.

마치며

노션 업무관리의 상태값은 많을수록 좋은 것이 아닙니다.

상태값의 목적은 업무가 현재 어디에 있고 다음에 무엇을 해야 하는지를 누구나 같은 의미로 이해하게 만드는 것입니다.

처음에는 할 일·진행 중·대기·보류·완료처럼 단순한 구조로 시작할 수 있습니다. 진행 중은 지금 작업할 수 있는 업무, 대기는 외부 조건을 기다리는 업무, 보류는 다시 시작할지 판단이 필요한 업무, 완료는 더 이상 할 일이 없는 업무로 정의하면 차이가 명확해집니다.

상태를 추가할 때마다 ‘이 상태가 있으면 다음 행동이 실제로 달라지는가’를 확인합니다. 차이가 없다면 합치고 반복적으로 필요한 단계라면 추가합니다.

결국 좋은 상태값은 세밀한 상태가 많은 구조가 아니라 실제 업무 흐름을 짧고 명확하게 보여주는 구조입니다.